Ustala się procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych”, która w szczególności określa tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo, zwaną dalej „procedurą zgłoszeń zewnętrznych” stanowiącą załącznik do komunikatu.

Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane ustnie lub pisemnie. Zgłoszenie zewnętrzne ustne może być dokonane:

1) za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej lub innego nienagrywanego systemu komunikacji głosowej i dokumentowane jest w formie protokołu rozmowy, odtwarzającego dokładny przebieg tej rozmowy, sporządzonego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia i zatwierdzenia protokołu rozmowy poprzez jego podpisanie;

2) na wniosek sygnalisty podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania tego wniosku. W takim przypadku za zgodą sygnalisty zgłoszenie jest dokumentowane w formie:

a) protokołu spotkania, odtwarzającego dokładny przebieg tego spotkania, przygotowanego przez pracownika, o którym mowa w § 4 ust. 4. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia protokołu spotkania poprzez jego podpisanie.

Zgłoszenie zewnętrzne pisemne może być dokonane w postaci papierowej lub elektronicznej. Zgłoszenia zewnętrzne, o których mowa w ust. 3 mogą być zgłaszane poprzez dedykowane kanały zgłoszeń, w szczególności:

1) dedykowany adres e-mail : sygnalista@kleczew.pl,

2) w formie listownej na adres: pl. Kościuszki 5, 62-540 Kleczew z dopiskiem na kopercie, np. „zewnętrzne zgłoszenie nieprawidłowości” lub „stanowisko, o którym mowa w § 4 ust. 4 – do rąk własnych”.

Pełna treść procedury w załączniku.